管理防差錯：如何提升倉庫帳物的一致性
原創資料分享者：成都華標企管 蔣良君
提升倉庫賬物一致性，除了日常進出庫認真清點物料外，其次則是倉管需做好日常自主盤點，為督促倉管做好自主盤點，企業可建立定期抽查制度（見范例）。例：由PMC部門的人員，每月定期對倉庫的每類物料抽查三筆，查庫存實物數量與帳本（電腦系統內的數據）相核對。依抽查的結果計算帳物一致率，每個倉管的帳物一致率，作為月績效考核的一部分。
筆者曾見過個別的倉管員監守自盜或工作不負責。
A.倉管是負責小五金件，他將采購的銅零件進貨后少作帳，將銅零件以合理的方式盜出廠外，查倉管帳面與在庫數是一致的，物料不知哪里去了，只好再采購。
B.倉管負責外發五金件電鍍、噴粉，某零件4月底結存數為35527 PCS，5月期初數量為11660，這2萬多個零件到哪里去了呢 ？
為料防止出現以上的現象，企業可指派人員定期抽查，具體方法是：
1)首先抽查倉庫某物料的上月結存數量、當月期初數量。若兩者不一致，應要求倉管提出合理解釋。
2)查月初到截止抽查日“進庫”的原始單據，計算累計數量。（含生產部門的良品退庫）
3)查截止抽查日的“出庫”原始單據，計算累計數量。
4)（上月結存+當月進庫）-當月出庫=應有庫存數量
5)查在庫的實物數量
6)用“實物數量”與“應有庫存數量”相核對，若差異超出公司規定的差異數，則要求倉管提出合理解釋。
7)若不能提出合理的解釋，則該倉管應負失職責任，按公司規定給予處罰。
制度范例：
倉庫帳物抽查規范
一、帳物抽查的目的：為確保倉庫帳物數據的一致性，特制定本制度。
二、帳物抽查的范圍：原材料、半成品、成品、包裝件。
三、帳物抽查的定義
在一定的日期范圍內，針對既定的抽查對象及批數之帳目數與實物數的核對過程。
四、帳物抽查內容
為增強抽查效果的客觀性，主要采用交叉稽核。
1、鐵料-------------------------------------------------書針原材料
2、電鍍件----------------------------------------------烤漆件
3、小五金----------------------------------------------包裝件
4、日星塑膠件----------------------------------------億慶豐塑料膠件
5、五金沖壓粗坯-------------------------------------工具、模具、配件
6、成品、塑膠、-------------------------------------其他類
五、帳物抽查的作業步驟:
1、抽查時間規定在月底列印報表后，依報表數據隨機抽查3款實物數與帳面數,電腦數核對,其差異反映到《倉庫課帳物一致性抽查統計表》中。
2、實物抽查小組為以上實物管理人員
3、帳物差異原因之分析,填報為各實物保管者;
4、對各實物盤點差異的由各倉管填寫《盤點差異調帳申請單》進行申報，獲批準后才可進行更改臺帳和電腦帳。
5、在抽查的過程中還應抽查各倉管是否有遵循“行進先出”的原則；
6、匯總、統計報表由倉庫副主任負責。
7、對差異率有如下規定:
①、帳帳差異率100%為正常；
②、帳實差異率有兩種:
A、大件電鍍件、烤漆件、彩盒、塑膠件、鐵料/鐵絲、塑膠料、紙箱等小件物料允許小于或等于1%；
B、小件電鍍件、小五金、等 小件物料允許小于或等于3%；
③、帳帳或帳實差異其中有一項不符（差異率大于規定差異比率），則此款物料為不符合。
六、使用表單：
《倉庫課帳物一致性抽查統計表》、《帳物差異調帳申請單》、《帳物一致率匯總報表》。
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